Datenschutzerklärung

Stand: 24.09.2026

Diese Erklärung gilt für die Website vanilla404x.de, das Kundenportal portal.vanilla404x.de und für die Daten, die wir bei der Nutzung der Software VANILLA404x selbst verarbeiten.

1. Verantwortlicher

Baris Ulupinar, handelnd unter „VANILLA404x“, Industriestr. 2, 76689 Karlsdorf-Neuthard, E-Mail: info@vanilla404x.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil keine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

2. Überblick

VANILLA404x ist eine Software, die auf dem Rechner unserer Kunden läuft. Die Geschäftsdaten unserer Kunden (Kontakte, Rechnungen, E-Mails, Termine, Dokumente) werden dort gespeichert, nicht bei uns. Wir verarbeiten nur die unten genannten Daten. Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. bei der Vermittlung von KI-Anfragen), ist unser Kunde verantwortlich; dafür schließen wir mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Besuch dieser Website

Die Website und das Kundenportal werden über Firebase Hosting ausgeliefert, einen Dienst der Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland. Dabei werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Google speichert die IP-Adressen einige Monate, um Missbrauch zu erkennen. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und abzusichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Cloud Data Processing Addendum). Die Auslieferung läuft über Googles weltweites Netz; eine Verarbeitung in den USA ist daher nicht ausgeschlossen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbewerkzeuge. Schriften und alle übrigen Inhalte werden von unserem eigenen Webspace geladen; es werden keine Daten an weitere Anbieter übertragen.

Der Chat-Assistent auf der Website beantwortet Fragen mit festen Antworten direkt in Ihrem Browser. Was Sie dort eingeben, wird nicht gespeichert und nicht an uns oder Dritte übertragen.

Unten auf der Seite verlinken wir auf unsere Auftritte in sozialen Netzwerken (z. B. Instagram). Das sind einfache Links, keine eingebetteten Inhalte: Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Seite, und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Netzwerks.

4. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail, auf Wunsch Telefon, Anliegen, Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Anfragen aus dem Formular werden auf unserem Server (Google Cloud, Region Frankfurt, siehe Nr. 9) gespeichert und uns per E-Mail zugestellt. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir dabei kurzzeitig Ihre IP-Adresse.

Unser E-Mail-Postfach liegt bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach 12 Monaten. Geschäftsbriefe bewahren wir 6 Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO).

5. Vertrag und Abrechnung

Für den Vertrag verarbeiten wir Firma, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon, gebuchtes Paket, Lizenzdaten und Zahlungsinformationen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir wegen gesetzlicher Pflichten 8 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB).

6. Lizenzprüfung und KI-Kontingent

Die Software fragt regelmäßig bei unserem Lizenzserver nach, ob die Lizenz gültig ist, und holt dort den Zugang zu den KI-Funktionen. Dabei verarbeiten wir:

Zweck: Durchführung des Vertrags, Schutz vor unerlaubter Nutzung, Abrechnung des Kontingents (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Inhalte der KI-Anfragen werden auf dem Lizenzserver nicht gespeichert. Zähler löschen wir 13 Monate nach ihrem Entstehen, Lizenzdaten mit Ende der gesetzlichen Aufbewahrung nach Vertragsende.

6a. Kundenportal

Im Kundenportal melden Sie sich mit Ihrem Lizenzcode an. Damit Sie nicht bei jedem Besuch den Code eingeben müssen, setzen wir ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie, das 30 Tage gilt oder bis Sie sich abmelden; dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir verarbeiten dabei Ihre IP-Adresse und protokollieren Anmeldungen und Fehlversuche zum Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Rechnungen, die wir Ihnen dort bereitstellen, speichern wir bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrung.

6b. Ereignisprotokoll

Wir protokollieren Vorgänge rund um Ihre Lizenz (Aktivierung, neue oder abgemeldete Rechner, Statusänderungen, Anmeldungen im Portal) mit Zeitpunkt und IP-Adresse, um Missbrauch zu erkennen und Rückfragen beantworten zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

6c. Vertriebspartner

Arbeiten Sie als Vertriebspartner mit uns, verarbeiten wir Name, E-Mail, Provisionssatz, die Ihnen zugeordneten Kunden und Auszahlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Buchhaltung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ihr Zugangscode wird nur als Prüfsumme gespeichert.

7. Fehlermeldungen

Stürzt die Software ab, kann sie eine Fehlermeldung an unseren Server senden: Fehlerart, Programmstelle, Programm- und Windows-Version, Lizenzkennung. Benutzernamen und Zugangsdaten werden vor dem Senden automatisch entfernt. Zweck ist die Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Funktion lässt sich abschalten. Fehlermeldungen löschen wir nach 90 Tagen.

8. Updates

Die Software fragt bei unserem Server nach neuen Versionen und lädt sie herunter. Dabei wird Ihre IP-Adresse verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern dazu keine eigenen Protokolle über die technischen Protokolle des Hosting-Dienstes hinaus.

9. Empfänger und Drittländer

Unser Lizenzserver, seine Datenbank und die Dateiablage laufen bei Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited, Irland) in der Region Frankfurt; Google sichert die Datenbank täglich (Aufbewahrung 14 Wochen). Die KI-Funktionen nutzen den Dienst Gemini von Google. Dabei können Daten auch in den USA verarbeitet werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).

Für die Websuche nutzen wir die Brave Search API der Brave Software, Inc., 580 Howard St. Unit 402, San Francisco, CA 94105, USA. Stellt ein Nutzer eine Suchanfrage, wird der Suchbegriff dorthin übertragen; weitere Daten werden nicht übermittelt. Brave speichert Suchanfragen 90 Tage lang in Protokollen und verknüpft sie nicht mit unserem Konto. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, die Bestandteil des mit Brave geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags sind.

Wetterdaten stammen vom Deutschen Wetterdienst (Lizenz CC BY 4.0) und werden über die Schnittstelle Bright Sky (brightsky.dev) abgerufen; übertragen werden dabei nur die Koordinaten des gewählten Ortes, keine Personendaten. Bei jedem Abruf erfährt der Betreiber die IP-Adresse des Rechners, von dem aus abgerufen wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Funktion). Der Abruf erfolgt nur, wenn der Nutzer die Funktion verwendet.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie dazu an info@vanilla404x.de.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.

11. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für den Vertrag und die Lizenzprüfung sind die genannten Daten erforderlich. Ohne sie können wir die Software nicht bereitstellen. Für eine Anfrage über das Kontaktformular genügen Name, Firma und E-Mail-Adresse.